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【取材レポ】介護文書の負担軽減策が決定。10の具体策が年度内にスタート


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厚生労働省は11月27日、第5回介護分野の文書に係る負担軽減に関する専門委員会を開催し、中間取りまとめ案が委員会で了承されました。

押印や添付書類、様式統一など介護事業者の負担軽減につながる取組が、「指定申請」「報酬請求」「指導監査」関連文書で今年度から始まります。

今年度中に取り組む10の負担軽減策

ここでは指定申請、報酬請求、指導監査で簡素化・ICT化を行う10の取組をご紹介します。
① 提出書類の押印の簡素化
② 提出書類の原本証明の簡素化
③ 書類の提出方法の簡素化
④ 勤務表の様式の簡素化
⑤ 人員配置の添付資料の簡素化
⑥ 指定申請の写真添付の簡素化
⑦ 処遇改善加算/特定処遇改善加算の様式・添付書類の簡素化
⑧ 実地指導の文書の簡素化
⑨ 様式のダウンロードページを公開
⑩ 実地指導のペーパーレス化

これらの簡素化・ICT化の取組に加え、自治体ごとに設けられた独自の文書様式や提出時のルールなども統一することで、複数の自治体にまたがり事業を展開している事業者の負担軽減につなげます。昨年度行った省令改正による様式例の改定・周知を再度徹底し、対応の標準化を目指します。

取組の具体的内容

取組の具体的内容は下記になります。国が指定権者等に周知を図り、取組を進めていきます。

① 提出書類の押印の簡素化
指定申請・報酬請求で押印を求める文書を下記3種類に絞ります。
・指定(更新)申請書
・誓約書(申請者が法に定める全ての欠格要件に該当しないことを誓約する文書)
・介護給付費算定に係る体制等に関する届出書
付表、添付書類は押印を不要とし、押印した文書はpdfデータ等でのメール送付も可能とします。

② 提出書類の原本証明の簡素化
指定申請・報酬請求時に添付する資格証の写しについて、原本証明を原則不要とします。

③ 書類の提出方法の簡素化
申請の変更届は郵送・電子メールでの提出を原則とします。
更新申請も郵送・電子メールでの提出を原則とし、指定有効期間中に事業所運営に問題があった等、一定の条件に該当する場合のみ対面での提出とします。
新規指定申請は事前説明や面談などを含め、一度は対面することを基本とします。その際、事前説明や面談後に再度書類の持参を求めたり、誤記や添付漏れ等による再提出で複数回の持参の手間が発生しないよう留意します。すでに複数事業所を運営している事業者は、対面を必須としないよう対応します。

④ 勤務表の様式の簡素化
自治体の意見を確認しながら、厚生労働省が示す参考様式を改定します。

⑤ 人員配置の添付資料の簡素化
人員配置を確認する資料として、配置基準に該当する資格に関する資格証の写し以外(雇用契約書等)の添付は不要とします。
また、資格証の写し自体も、自治体で代替の確認方法があれば添付不要とします。

⑥ 指定申請の写真添付の簡素化
指定申請時、施設・設備・備品等の写真添付は、自治体が指定にあたって現地を訪問できない場合のみとします。

⑦ 処遇改善加算/特定処遇改善加算の様式・添付書類の簡素化
来年度から実施予定の介護職員処遇改善加算及び介護職員等特定処遇改善加算に関する計画書等を一本化する他、下記対応を行います。
・国が書類様式を見直す
・国が指定した様式を使用するよう指定権者へ周知する
・添付書類の範囲を明確化する

⑧ 実地指導の文書の簡素化
実地指導当日に事前提出資料の再提出を求めないようにする、指定申請や変更届で提出済みの書類を再提出させないよう徹底します。

⑨ 申請様式のダウンロードページを公開
厚生労働省ホームページからダウンロードできる様式例・参考様式の周知を行います。
また、各指定権者はExcel等の編集可能な形式で申請様式をダウンロードできるようホームページに掲載し、国様式と異なる場合にはそのことも記載します。

⑩ 実地指導のペーパーレス化
実地指導の書類確認を事業所のパソコンやタブレット上で行うなど、事業者の負担軽減につながるような配慮の検討を依頼します。

文書のウェブ入力、電子申請も実現に向け検討

厚生労働省は中間取りまとめ案の中で、指定申請や報酬請求文書のウェブ入力・電子申請の実現に向けた検討も始めるとしています。来年度中に結論を出し、対応を進めていく予定です。
また、ウェブ入力されたデータを自治体間で共有する取組や、文書保管の電子化についても併せて検討していきます。

今回は国・指定権者等と介護事業者間でやり取りする3分野の文書について負担軽減案が取りまとめられました。事業者団体の委員からは、ケア記録・事故報告書・災害時対応などについても負担軽減の検討要望が上がっており、これらの検討が行われるかも注目されます。
介護事業者の負担軽減に直結する本委員会の議論の模様を、引き続きお届けしていきます。

今回ご紹介した中間取りまとめ案の全体内容はこちらから確認できます。本記事でご紹介した取組の他、来年度以降予定されている取組についても記載がありますので、合わせてチェックいただければと思います。

取材:(株)エス・エム・エス 取材チーム

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