身近なITを活用したケアマネジャーとの連携方法

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携帯電話

ケアマネジャーとの連携はスムーズにおこなえているでしょうか?

介護サービス事業所にとってケアマネとの連携は、介護サービスを提供する上でかかせないものです。

日頃から介護サービス利用者一人一人の心身の状況や環境の変化を、ケアマネと共有する必要があるほか、新しい利用者を紹介してもらいたい、提供しているサービス内容について相談したいなど、多くの場面でケアマネとの連携が重要なカギになっているかと思われます。

しかしケアマネ側は、日常的に多くの介護や医療、その他の関係者と関わるため、1つ1つの事業所と頻繁に連絡をおこなうのは容易ではありません。実際にケアマネとの連携の際に、電話が繋がらないことや、訪問しても外出中のためにすれ違うことが多いのではないでしょうか。

そこで今回はケアマネとの円滑な連携がおこなえる手段の一つとして、身近なITを活用してできることをご紹介したいと思います。

連絡手段にはメールを活用

ITの活用というと介護ソフトや便利なツールを思い浮かべる方も多いかと思いますが、それらを導入するには時間や費用、使いこなすためのスキルなどが必要になってくるため、すぐに活用にまで至らない場合が多々あります。

そこで既に身近にあるもので便利なITツールとして、今回はパソコンやケータイから送れるメールでの情報伝達をお勧め致します。

メールを活用するメリットを説明させて頂く前に、従来の連絡手段として多用されていると考えられる電話やFAXを使用する中で、下記のような状況を経験したことはないでしょうか。

  • 相手が不在、または電話中等で繋がらず、折り返しの連絡をもらってもすれ違ってしまう。
  • 電話で長い用件を聞いた場合、聞き漏れが出てしまう。聞き取ったメモが紛失してしまう。
  • 他のFAXに埋もれて探すのに時間がかかる。上手く印刷されておらず読みにくい。
  • FAXの送信先が多い場合は非常に時間がかかる。

これらはメールを使用すれば解決できる問題です。

メールの活用、もしくはパソコン自体の使用に抵抗がある方もいるかもしれませんが、連携相手となるケアマネ側は基本的にパソコンで記録業務を行っており、電話やFAXで得た情報は一度メモをしてから再度パソコンでデータ入力を行うといった2重の作業が発生してしまっています。

特に日頃から多くの事業所とやり取りをするケアマネにとって、電話連絡が頻繁にあるとその都度作業が止まってしまうため、結果的に事業所一つ一つとの連携がしにくい状況が生まれてしまっているとも考えられます。

そこでメールを活用した場合には、下記のようなメリットが挙げられます。

  1. メールの文章から情報を転記でき、記録業務の手間が削減できる。
  2. いつ誰からの連絡なのかがわかりやすく、過去にもらった情報もすぐに探せる。
  3. 電話や外出でのすれ違いを防ぎ、時間を問わず情報を確認することができる

さらに現在の空き状況やサービス内容、行事やイベントのお知らせなどをメールで伝える習慣ができていると、ケアマネ側も逐一電話で聞く必要がなくなるため、お互いに細かな電話の量が減り、結果的に緊急時の電話が繋がりやすくなることも考えられます。

実際にメールを使用する際には、事前準備としてメールでの連絡手段を使用することを伝えておくことや、メールを送ったあとに電話を一報入れることでより相手と連携がしやすい環境が作れるかと思います。

パソコンを使い慣れることは必要ですが、メールはどんどん情報が蓄積されていきますし、定型文の活用や連絡先の登録などで操作を行う量を減らしていくこともできます。

メールの活用は、記録に残る情報伝達の習慣をつくることができるとともに、ケアマネとのコミュニケーションにおいてもメールで事前に情報を共有していることで、円滑な話し合いをする手助けとなり連携のために大切な信頼関係を築くきっかけになるのではないでしょうか。

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