コンピュータを活用して、業務を少し楽にしよう(後編)

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エディター(ドキュメント管理)サービスEvernote

Evernote(エバーノート)はいわゆるドキュメント管理WEBサービスで、その機能の大半が無料で利用可能ある。

 

メモなどの文字情報はもちろん画像やPDFなどをオンライン上に保存が出来、また各情報にタグと呼ばれる識別子を付与し整理する事が出来る。検索機能を使えば、キーワードでの検索も可能だ。

更に保存した画像に(例えば黒板を撮影した画像など)文字が映り込んでいる場合、OCR(光学文字認識)機能が備わっている為、その文字列でも検索が可能である。

また、保存した情報は、パソコンやスマートフォンなどインターネットへ接続可能な機器からであれば、どの機器からでも閲覧・編集が出来る。

 

エバーノートは前述の通り、汎用的なWEBサービスとして、個人ユースはもちろん各業界で業務にも活用されており、また、とある訪問介護事業者では以下の様に活用をしている。

 

その事業者は元々訪問時に訪問ノート(業務日報)を抱え、ご利用者宅を回っていた。

日々の記録やバイタル情報を詳細に記載するのだが、当然の事ながらその情報は事業所に戻ってから他スタッフに共有される。また、物理的なノートである為、情報を探す際、ノートのありかはもちろんの事、どのページに記載してあるかも検索し辛く、情報の活用に支障をきたしていた。

尚、介護保険請求等の為、訪問ノートの内容は事業所の事務スタッフが基本的に別ソフトに入力し管理している。

 

その事業者はEvernoteを知り、現在はそのノートを撮影し、Evernote上で文書管理をしている。

 

前述の通り、EvernoteにはOCR機能が備わっている為、ノートに記載した訪問スタッフの名前や、訪問日、ご利用者名等を特に入力することなく検索する事が可能になっている。

 

通常、文書のデジタル化を進める場合、記録ソフト等の導入に踏み切るケースもあるが、事業所によってはコスト的に見合わなかったり、スタッフがパソコン、スマートフォンでの入力に慣れないケースも多い。

この利用事例では、スタッフは今まで通り訪問ノートを綺麗に書く(OCR認識率UPの為)程度の負担で、文書のオンライン化が可能になっている。

 

この結果、文書を探す単純な手間の短縮だけでなく、過去の訪問内容の確認、利用者の過去の状況等を把握するスピードが段違いに早くなっただけでなく情報共有が容易となった為、ケアの質の向上に繋がっている。

 

エディター(ドキュメント管理)サービスEvernoteつづき

また、文書がオンライン化された為、物理的なノートの時に抱えていた情報の紛失リスクや災害等による情報消失リスクも解決できている。

もちろん便利の裏にはリスクも抱えているのも事実で、今後のコラムではWEBサービスを利用する上での注意点等、情報セキュリティの話も触れて行きたいと思う。

 

この様に一例ではあるが、現在オンラインで提供される汎用WEBサービスは、その活用如何で介護事業者にも非常に有益なツールとなるのである。

介護業界が魅力的で働きやすい環境を維持する為にも、細かな業務改善の一環としてWEBサービスの活用を考えてみてはいかがだろう。これからも同様の情報を発信し皆様の円滑な事業運営のお役に立てれば幸いである。

 

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