就業規則〜その基礎と運用のポイントについて〜


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介護事業所では、指定申請や加算、助成金の申請等に関しその提出が求められることもあり、就業規則を作成しているところが多い。しかし、実際に当該就業規則を正しく運用している事業所はそう多くはない。そこで今回は、就業規則の基本的事項と運用のポイントなどについて確認したい。

就業規則には「絶対的記載事項」と「相対的記載事項」がある

就業規則は、ただ何となく事業所としての決まりを書けばよい、というものではない。そこには、絶対に書いておかなければならない「絶対的記載事項」と、事業所としての「決め」がある場合に記載する「相対的記載事項」がある。詳細は以下のとおりだ。

絶対的記載事項

(1)始業、終業の時刻

(2)休憩時間

(3)休日、休暇(年次有給休暇、育児休業、生理休暇など)

(4)交替勤務の場合は交替勤務について

(5)賃金(基本給や各手当)の決め方、計算及び支払の方法、締切及び支払日

(6)昇給について

(7)退職に関すること(解雇の事由含む)

相対的記載事項

(1)退職手当の定めが適用される職員の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法、支払の時期に関すること

(2)退職手当を除く臨時の賃金等(賞与、臨時の手当等)及び最低賃金額に関すること

(3)職員の食費、作業用品費その他の負担に関すること

(4)安全及び衛生に関すること

(5)職業訓練に関すること

(6)災害補償及び業務外の負傷や病気の扶助に関すること

(7)表彰及び制裁の種類及び程度に関すること

(8)この外、当該事業所(事業場)の職員全てに適用される定めをする場合においては、これに関すること

こうして作成した就業規則は、職員の過半数代表の意見を記載した「意見書」を添付して、労働基準監督署へ届け出なければならない(常時使用する職員が10人以上の事業所の場合)。絶対的記載事項はもちろんのこと、相対的記載事項であっても、記載漏れがあった場合には「作成義務を果たしていない」として処分の対象になることもあるので、書くべきことがきちんと書かれているか、提出前にしっかりと確認しよう。また、労働基準法等の法律に違反しているものについては、その部分は無効となり、当該法律が強制適用になるので注意したい。

きちんと「周知」しないと有効性が問われることも……

就業規則は、単に労働基準監督署に届け出ればよいというものではなく、職員に「周知」をしなければならない(労働基準法第106条)。

この「周知」については、書面での交付以外にも、次のような方法で行うことが認められている。

1. 作業場ごとに、見やすい所に掲示する

2. 作業場ごとに、誰でもすぐに取り出して見られるように保管しておく

3.イントラネットやパソコンに保管しておき、誰でもすぐに見られるようにしておく

どの方法を取る場合であっても、職員に口頭で伝えるだけでなく、「就業規則作成(変更)のお知らせ」といった文書を配布・回覧するなどして、その保管場所や閲覧の仕方について、きちんとアナウンスをしておこう。これで、事業所が「周知の手続きと義務」を果たしていることがわかるはずだ。

なぜそこまでするかというと、就業規則の効力は(監督署に届け出たときではなく)「職員に周知されたとき」に発生するからだ。事業所が周知の手続きを怠った場合、就業規則そのものの有効性が問われ、さまざまなトラブルに発展することもあるので、しっかりと行ってほしい。

このように申し上げると、なかには「寝た子を起こすようなことはしたくない」とか「職員が騒ぎ立てると面倒だから」など、周知自体を快く思わない事業主もいる。

しかし、インターネットが発達した現代では、自分の事業所が労働基準法を守っているかどうかなど、パソコンやスマートフォンなどで調べればあっという間にわかるのだ。変に規則を隠し立てするほうが、よっぽど職員の猜疑心を駆り立て、信頼関係を損なうのだということを理解していただきたい。

ひな形をそのまま使うのは危険

筆者は仕事柄、多くの就業規則を拝見するが、実態とその内容との乖離の大きさに驚かされることも少なくない。

今は、ネットを検索すれば、瞬く間に何万と言う就業規則が手に入る時代だ。そこで「とりあえず形になっていればいいだろう」とばかりに、同業同種の会社の就業規則をダウンロードし、社名だけを差し替えて使用しているから、そのようなことが起こるのであろう。

しかし、たとえば小さな介護事業所が、大規模事業所のひな形をそのまま使ったらどうなるだろうか。大きな事業所は、えてして年間休日数や慶弔休暇、手当や退職金などの待遇が小規模事業所より手厚いものだが、就業規則は「会社の法律」。書いてあることはやらなければならない。

従って、たとえば大企業の退職金規程をそのまま流用し、高額の退職金の支払いを明記している場合、その金額を支払わなければならないのだ。それが払えず書類送検されたケースもあるくらい、就業規則には厳しい運用が求められるのだということを知っておいていただきたい。

就業規則は、事業規模や実態に合った内容に

就業規則がもし、事業所の規模や実態に沿ったものではなく、実現不可能な内容の場合は運営に支障をきたすこともある。

現在の規則が、本当に事業所の現状に合っているのかどうか、一度見直してみていただければと思う。

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