業務効率化

介護のソフトウエア導入のメリットは?効率化と負担の軽減!


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カイポチの事業所で、介護のソフトウエアを導入したと聞いたが調子はどうじゃ?

すごい便利だよ!社員の採用から業務効率化まで様々なことをしてくれるよ!おかげで残業時間が減ったのー!

ほう!そんなに優れものなのか!わしも導入を検討してみるか

介護の現場では、主な業務であるご利用者へのサービス提供に加え、介護報酬の請求業務を中心とした事務作業も必須の業務です。

しかし、ご利用者に質の高いケアを提供することを希望して介護の世界を志す人が多いため、PCなどを使用しての事務処理が負担になっている現状があります。

さらに、最近では少子高齢化が加速度的に進んでいるために、職員1人あたりの業務量が増えていて、事務作業に充てられる時間が少なくなっています。

そこで、煩雑な介護報酬の請求業務や日々のご利用者の状況記録などの簡便化を目的として、介護現場で使えるソフトウエアが多くの業者から販売されています。

業務の効率化を考えている人や、介護のソフトウエアの特徴や取り入れるメリットを知りたい方はこの記事を参考にしてください。

ソフトウェア

介護のソフトウエアについて

介護のソフトウエアは事務作業の効率化に役立ちますが、どのような目的で用いられるのでしょうか。代表的な機能も含めて説明します。

目的

介護のソフトウエアを導入する目的は主に2つあります。

介護報酬請求の正確化

介護事業とほかの事業の大きな違いに、介護報酬請求の有無があります。

介護報酬請求にあたっては利用状況など様々なデータを日々残しておく必要がある上、請求するためのフォーマットに合わせて資料を作る必要があります。

介護のソフトウエアを導入することによってこの作業を簡単かつ正確に行うことができるようになります。

多くのソフトウエアでは、日々のデータなどを決まった箇所に打ち込んでいくと、介護報酬請求に必要な形にデータが自動で整えられる仕組みになっています。資料を作り直さなくて済むことで、業務の効率化を図れるでしょう。

また、以前は介護報酬請求を正確に行うためには、担当する職員が介護保険制度に精通している必要がありました。

しかし、ソフトウエアを使えばそれほど詳しくない職員でも、ガイドラインに従って打ち込むだけで簡単に作業が完了します。

介護報酬の請求作業は毎月あるものなので、これを効率化できることによって心理的な負担も大きく減ると言えます。

事務作業全般の効率化

介護報酬請求の事務が簡略化するとともに、そのほかの事務全般の効率化も期待できます。

現在では多様なソフトウエアが開発されており、訪問介護用、デイサービス用など各業態に特化したものを選べますので、かゆい所に手が届く機能を持つソフトウエアも多数あります。

ASP型とパッケージ型

現在提供されているソフトウエアは、大きく分けて「クラウド型(ASP型)」と「パッケージ型」に分かれます。

「クラウド型(ASP型)」はタブレットやPCなどからインターネットを介してアクセスするものなので、事業所にいない時でも確認することができます。

「パッケージ型」は、CDなどに書き込まれたソフトを事業所のPCにインストールして使います。職員同士の情報共有などに使いたい場合には、「クラウド型(ASP型)」の導入が望ましいでしょう。

機能

様々な機能を備えたソフトウエアが提供されていますので、自分たちに必要な機能は何かという点をしっかり整理してから導入することが大切です。ソフトウエアによりますが、主に以下のような機能があります。

介護報酬請求

介護報酬請求に関する機能は中心的な機能ですので、ソフトウエアによって特徴があり差別化が図られています。

職員のシフト管理

介護事業を運営していくにあたっては、職員の都合を聞きながら毎月シフトを作成することが負担になります。

ソフトウエア上で各職員にシフト希望を入力してもらうことで、簡単にシフトの調整をすることができます。

利用状況の管理

日ごとの利用状況の管理もソフトウエア上で行うことができます。

バイタルの管理

体温や血圧などを入力すると、自動でグラフ化する機能を持つソフトウエアがあります。インターネットを介して、離れたところに暮らす家族が見られるようにすることも可能です。

経営分析のためのデータ蓄積

ソフトウエアに入力したデータは、過去から現在まで整理した形で保存されていきますので、経営改善や業務改善を進める際には参考データとして有用なものになります。

介護のソフトウエアを事業所に取り入れるメリット

介護のソフトウエアを事業所に導入し、事務作業を効率化することにより多くのメリットがあります。

介護職員の定着

介護職は1年目の離職率がほかの業種に比べて高いと指摘されており、職員の定着率を上げるために各事業所が苦心しています。離職率が高くなる原因の大きなものは、過酷な労働環境です。

介護のソフトウエアを導入して事務作業が効率化することで、ご利用者のケアに集中できる環境が整うことになり、結果として職員の定着率アップが見込めます。

介護報酬請求の正確性向上

介護報酬請求の業務は介護保険制度の知識をベースにして行うものであるため、知識不足による請求のミスが起こりやすいです。

請求ミスをすると、自分たちの事業所だけではなく役場やケアマネージャーなど、関係する人々にも迷惑をかけることになってしまいます。

ソフトウエアを導入することによって、ガイドラインに従ってデータを入力すればミスなく介護報酬の請求ができますので、正確性を確保することができます。

ご利用者に提供するサービスの充実

業態などに合わせて適切なソフトウエアを導入することによって、事務作業に割く時間を大幅に削減することができます。

そうして生まれた余剰の時間は、提供するサービスの充実のために使うことができます。

また、業務が効率化されることにより、肉体的にも心理的にも負担が減ることになりますので、ご利用者と接する職員が心に余裕を持つことになり、心温かいケアができるようになるでしょう。

記録を見られることで家族が安心感を得る

インターネットを介して接続できる「クラウド型(ASP型)」のソフトウエアの場合、ご利用者の体調や状態を記録した資料を、家族が閲覧できる設定にすることができます。

家が遠方にあり頻繁に訪れることができない場合でも、日々の記録を見られることが安心につながります。

介護のソフトウエアを事業所に取り入れる流れ

ソフトウエアを取り入れる流れを説明します。

使用目的の明確化

多様なソフトウエアが用意されていますので、どのような目的で使用するのか、そしてどのような機能が必要かを明確にしましょう。

資料請求と相談

使用目的が決まったら、詳細な資料を請求して不明点があれば質問することが大切です。

無料お試し期間の活用

ソフトウエアによっては無料お試し期間を設けていますので、自分たちの事業に適したものをじっくりと見極めましょう。

導入

導入する際には、業者によるネットワークの設定やパッケージのインストールが必要になります。わからないことがある場合には、担当に聞きながら進めることが肝心です。

介護のソフトウエアの選定方法

介護のソフトウエアを選定する場合には、どのような点に気をつけたらよいでしょうか。

なぜ導入するか?

誤った選択をしないためには、「なぜソフトウエアを導入するか?」という点について徹底的に話し合うことが大切です。

経営陣だけで決定するのではなく、現場の意見も聞きながら、業務の効率化のために必要な機能を洗い出しましょう。

サポート体制

ソフトウエア導入後にも快適に使い続けるためには、業者側から適切なサポートを受けられるかということも大切です。問い合わせた時に真摯に対応してくれることが、導入の前提条件になります。

コスト

介護のソフトウエアは機能も千差万別ですが、その価格にも大きな幅がありますので、予算をあらかじめ明らかにして選ぶことが大事になります。

介護のソフトウエアを事業所に取り入れる際のコスト

介護のソフトウエアのコストは、求める機能や事業所の規模により変動するため一概には言えませんが、数万円~数百万円の幅があります。

小規模な事業所で導入する場合には、数万円から100万円以下のものが選択肢に入ってくるでしょう。

「パッケージ型」の場合には、使い始める段階でインストールなどの作業を行うために初期費用が高い傾向にありますが、ランニングコストは少ないです。

「クラウド型(ASP型)」の場合には初期費用は少ないですが、月額料金がかかるケースが多いので、ランニングコストも計算に入れた上で導入する必要があります。

会計処理上は「パッケージ型」「ASP型」で処理が異なります。

「パッケージ型」では10万円以上のものは勘定科目「ソフトウエア」として計上し、減価償却します。10万円未満の場合には「消耗品費」とするのが一般的です。

一方「クラウド型(ASP型)」では、勘定科目は「通信費」や「雑費」として処理します。

業務効率化を助ける介護ソフト「カイポケ」の資料をご覧ください

介護のソフトウエアを導入することによる業務効率化には、職員の負担軽減や介護報酬の請求作業の正確化、ご利用者に提供するサービスの向上など多くのメリットがあります。

必要な情報を適切に管理することによって、人的ミスによる事業への損害を防げる点もメリットです。

また、インターネットを介して家族に情報を共有できることは、信頼感の醸成にもつながるでしょう。

「カイポケ」の資料では介護ソフトの機能についても分かりやすくご説明しています。

資料をご希望の際は、【カイポケの資料請求※リンク設定してください。】よりご依頼ください。

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