介護保険報酬請求システムで業務を効率化しよう

介護事業を営む事業主にとって、収入の柱である介護保険報酬の請求は毎月欠かさずに行う作業だと思います。そんな介護保険報酬の請求を効率化するシステムをご存知でしょうか？

今回の記事では、介護保険報酬請求システムについて解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

1.介護保険報酬請求システムについて

現在の介護保険制度における介護報酬は、実に多岐に渡り、正確にすべてを把握している人は多くないでしょう。

さらに、介護保険制度は3年毎に改正され、その度に介護保険報酬も見直しされるので、加算自体が廃止されたり、算定要件が変更になったりなど、環境は目まぐるしく変化していきます。
そうした変化の中でも、介護事業所は、改正の内容を把握し、介護保険報酬の請求を続けていかなければなりませんので、事務業務の負担は想像に難くありません。

そこで、介護保険報酬請求をソフトとして提供すべく登場したのが、介護保険報酬請求システムなのです。

介護保険報酬請求システムでできる事

では、具体的に介護保険報酬請求システムではどういったことができるのでしょうか？

• 実績データ表の作成ができる
• 国保連にデータを伝送できる
• 請求前に請求データの不備をチェックすることができる
• 出力機能で様々なフォーマットへのアウトプットができる
• システムによってはケアプラン作成ソフト等と連動させることができる

など、システムにより多少の違いはあるものの、介護保険報酬の請求に関わる事務作業の効率を大幅に向上させてくれる機能が備わっています。

2.介護保険報酬請求システムを事業所に導入するメリット

効率の良し悪しはあれど、介護保険報酬請求システムを導入しなくとも事業はやっていけます。では、介護保険報酬請求システムを導入すると、どういったメリットがあるのかを考えていきましょう。

事業所のコストの削減や請求担当者の負担を軽くする

これこそが、介護保険報酬請求システムを導入する最大のメリットであり理由になります。
介護給付費請求を手作業で行うと、その作業にかなりの時間を割かなければならず、請求担当者の負担が大きく、さらにその担当者は請求書作成の作業中にほかの作業を行う事が困難になります。

その分、ほかの人に負担がかかったり、余計に人員を確保しなければならなかったりすると、コストはかさんでいく一方になってしまいます。
そういった、問題を解決できるというのが、介護保険報酬請求システムを導入するメリットになるのです。
では、メリットの部分をもう少し具体的に見ていきましょう。

不備やミスによる返戻が減る

介護保険報酬の請求をしたのはいいが、書類に不備があったりで返戻となったことはありませんか？
介護保険報酬請求システムであれば、提出前にデータの不備をチェックする機能が備わっているため、返戻による時間の無駄を軽減できます。

国保連へデータ伝送を行うことができる

データさえしっかりと作成しておくことができれば、国保連への請求書の伝送を行ってくれます。国保連からの通知もスムーズに受け取ることができるので、作業効率が向上します。

実施実績を基に各請求額を一括で計算できる

日々入力する実施実績を基に、ご利用者の自己負担額、保険給付費を計算することができますので、実績を集計し計算をするという工程の効率を上げてくれます。

バージョンアップで介護保険制度改正に対応できる

介護保険制度の改正により、算定要件や制度に変更があったとしても、システムのバージョンアップにより、スムーズに対応することができます。

出力機能によるデータの保管を行える

作成したデータは出力機能を使用することにより、簡単に外部媒体でのデータ保存をすることができます。デジタル、印刷物の両方でデータを保存・保管したい場合は、作業にかかる時間が大きく短縮されるでしょう。

こういったメリットが積み重なった結果として、請求担当者の負担が減り、その分ほかの作業ができる為コスト削減にも繋がります。

3.介護保険報酬請求システムの導入の流れ

介護保険報酬請求システムを導入するというと、少し難しく聞こえてしまうかもしれませんが、実は介護保険報酬請求システムの導入は非常に簡単です。システムを物理的に購入するパッケージ版とクラウド上で利用するクラウドサービス版がありますが、どちらも導入方法はさほど変わりません。

介護保険報酬請求システムを導入するまで

1. まずは利用したい介護保険報酬請求システムのパッケージを購入または、クラウドサービスへの申し込みをする。
2. 国保連へインターネット伝送への切り替えの届出を行う
3. 委任状作成、代理人手続きに係る手続きを行う
4. システムの利用開始

といった流れになります。

4.介護保険報酬請求システムの選定方法

介護保険報酬請求システムを導入するにあたり、どのシステムを選べばいいのか？
その選定のポイントをいくつかご紹介しますので、介護保険報酬請求システムを導入する際の参考にしてみてください。

1.システムが持つ機能を把握する

請求業務を行うにあたり、どのような機能が欲しいのか？その機能により、現在抱えている問題を解消、軽減することができるのか？などを判断する必要があります。

2.導入にかかるコストを考える

導入にあたり、初期費用、ランニングコストが割に合うかどうかを見極めましょう。

3.連携できるサービス、ソフトを確認する

国保連への伝送サービスなどは、別途で料金がかかるシステムもあります。
そのほかに、そのシステムがほかにどんなサービスと連携することができるのか等も確認しておきましょう。

4.サポート体制を確認しておく

システムの使い方が分からない場合やトラブルが起きた際のサポート体制を確認しましょう。

また、多くのシステムは無料で利用できる期間が設けられていることが多いので、気になったシステムがあれば一度使ってみるのも良いでしょう。
機能の豊富な介護ソフト「カイポケ」は無料でのお試し利用ができます。
http://ads.kaipoke.bizより依頼してみると良いでしょう。

5.介護保険報酬請求システム導入の際のコスト

介護保険報酬請求システムを導入するという響きだけ見てみると、初期費用やランニングコストにかなりの費用を必要としそうな感じがしますが、実はそんなことはありません。

導入にかかる初期費用は

• システムの導入費用：0～20万円程度
• システム利用料：月額数千円～数万円程度
• 各種連携サービス利用料：無料～月額5000円程度
• 諸経費

この内、システム利用料と各種連携サービス利用料の合計金額が、ランニングコストになります。

6.まとめ

クラウド技術の発達により、高額なシステムを購入せずとも気軽に無料で導入できるようなシステムも多くなってきています。
また、高額で本格的なシステムを導入すると、運営全体の事務負担を軽減する効果があります。
自身がどの程度システムを必要としているのかを踏まえ、じっくりと選んでみると良いかもしれません。
この記事が参考になったという方は、ぜひシェアをお願いいたします。

実地指導の準備はお済みですか?
実地指導に向けて対策しておくべきポイントについて、わかりやすくまとまっているPDF資料を、ぜひご活用ください。