業務効率化

申し送りのフォーマットとは?作成のポイント


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申し送りの書き方みんな違うから大変だよ…何か良い方法ないかな?

そんな時は、フォーマット使ってみたらどう?仕事内容の書き方が統一されて情報の伝達が分かりやすくなるよ~

へぇ~、これは便利だね。早速ダウンロードして使ってみよ!!

「どうやって情報共有を図っていけばよいか」、「申し送りの時間が長い割には、まったくスタッフに内容が行き渡らない」など、申し送りの方法について悩んでいる方には必見です。

今回は、申し送りのフォーマット化という記事でおすすめのフォーマットや効率化することで、どのような連鎖が起こるかをご紹介させていただきます。

フォーマット

申し送りのフォーマットとは

申し送りとは

日によって変化の大きい高齢者を介護するにあたり、スタッフが1つのチームとしてより良い支援を行っていくには、申し送り業務は不可欠となります。

介護施設では、50人から多いところでは100人ほどの入居者を、介護職員が交代で介護にあたっています。

例えば、自分が行った食事介助や入浴介助などは、自分にしかその時の様子はわかりません。

介護する職員が変わっても、入居者に対して、注意すること、ポイントなど踏まえたうえで、同じように介助を行う必要があります。

また、介護職員が入居者やそのご家族から「こうしてもらいたい」という希望を受けた場合は、ほかの職員にも伝えなければなりません。

1人の職員が休みなしで24時間介護にあたることは不可能なので、勤務交代がある時にその日に起きた出来事や、伝えておきたい入居者の情報などをリレー方式のように伝えていかなければなりません。

これが「申し送り」という訳です。

申し送りのフォーマットとは

口頭でご利用者の状況などを伝える場合もありますが、口頭だけではなく、記録として残されているものを元にして基本的には申し送りを行います。

その際には、記録の内容がとても重要となり、記録なしでの申し送りよりも、より良い介護の展開ができると言っても過言ではありません。

しかしながら、空白の紙に適切で簡潔な記録を書いてほしいと言われても、そうそうは書けません。

決まったフォーマットを使用して、ご利用者の情報や申し送りたいことを簡潔にわかりやすくまとめることで、職員の情報共有を図る方法が一番適切かと思います。

申し送りのフォーマットの作成ポイント

その1 5W1Hを意識する

分かりやすい文章のコツとして、いつ(when)、どこで(where)、誰が(who)、何を(what)なぜ(why)、どうした(how)を文章の中にフォーマットとして入れ込みます。

こうした“ひな形”を作ってしまえば、どなたでも記載することができます。

その2 どんなケア・対処を取ったかを必ず明記する欄を作る

ご利用者の訴えや状態について、介護職員が具体的にどのように働きかけ、それに対する反応はどうだったかを一連の流れとして記載する欄を作ります。

それが例え間違った対応だったとしても、後からケアをする人にとってはそれが抑止につながります。

その3 文章の例文を活用する

申し送りのフォーマットではありませんが、ある事業所で活用している例文について紹介したいと思います。

人それぞれ表現方法が違ったり、観察するポイントが異なったりします。その際に例文を活用すると、誰もがわかりやすい記録になり、記録するほうも楽になると思います。

例文を見てみましょう。

例文)
朝食時、ごはんを全量残した。介助して口に運ぼうとすると、顔をしかめ首を左右に振った。「食欲ないですか」と聞いた所、「こんな食事食べたくないよ」と返事があった。

最初は、食事介助、トラブル、トイレ誘導などよく使う場面ごとにパターンを例文にすることは大変だと思いますが、後々は楽になります。

上記での例文なら、朝食ではなく夕食ならそれを書きかえればよいですし、訴えが違えば、返事の内容を変えるだけで済みます。

前者が残した記録をそのまま書いただけという記録も多いはずです。その際は、よく使われている文面を例文にすることをおすすめします。

申し送り票のフォーマット

ここでは、枚方市の業務日誌を例に申し送りのフォーマットを紹介します。

上記に記載あることを意識してプログラムの具体内容や特記事項を記載してください。

(各種記録モデル様式│枚方市ホームページ)

申し送りのフォーマットを効率化するとどうなる?

担当スタッフのみが把握していた情報なども、フォーマット化することで職員全員で共有でき、業務連携の強化につながります。

そして、なんと言っても業務負担の軽減、残業の軽減につながります。

業務時間内では、主にご利用者の直接的なケアでほとんど時間が取られてしまい、記録などの間接的ケアは空き時間や、業務が終了してから行うことがほとんどかと思います。

実際に残業が多い事業所では、記録業務で残業することがほとんどだと思いますし、残業が多ければ多いほど人はどんどん退職していってしまうという悪循環に陥ってしまいます。

もし「うちは残業が多いな」という事業所の方は、まずは記録全般を見直してみるとよいかもしれません。

まとめ

いかがだったでしょうか。

申し送りに悩んでいる事業所さんは、まずフォーマットを使用してみることをおすすめします。

やはり申し送りは30分も1時間もするものではなく、なるべく簡潔に短時間で行うのが理想だと考えます。

それには、記録の充実、共有がポイントだと思いますので、ぜひフォーマットを使用してください。

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