介護事業の業務効率化を図る方法

職種に関わらず、どの企業でも業務の効率化というのは大きな課題の一つです。

もちろん介護業界も同様で、いかにして業務効率を上げるかに事業主は頭を悩ませているのですが、今回の記事ではそんな事業主のために業務効率の向上方法についてご紹介していきます。

効率化

介護事業の業務効率化とは

介護における業務効率化とは何なのでしょうか? 

よく意味をはき違えて、業務効率の向上のために、ご利用者を自分達の効率の良いように動かしている介護職がいますが、介護の基本は利用者主体であり、その人の尊厳を損なうような介護は認められていません。

効率が良くなるように組まれたスケジュールであったとしても、それをご利用者に押しつけるべきではないのです。

介護事業における業務効率化の真の目的は、介護に付随する各作業の効率を高めることでご利用者の介護ができる時間を増やし、その人らしく生活する手助けをする事です。

経費の削減などは副次的効果だと考えておくべきでしょう。

業務効率化を図る事で、介護職も心と時間に余裕を持ってご利用者と接することができます。ご利用者と介護職のどちらにとっても良い環境を作り出すためには、業務効率の向上は欠かせないと言えます。

介護事業の業務効率化の課題

介護事業における業務の効率化を妨げている要因に、介護記録や連絡事項の多さが挙げられると思います。

ケアをするたびに介護記録へ記録し、重要な事項は連絡事項として記録しなければなりません。

この記録という作業が、介護職の職務時間の多くを占めており、記録をする方も読む方も一回あたりは少ない時間で済んでも、こなす回数が多くトータルで見るとかなりの時間を要しています。

しかも、多くの事業所がこの作業を紙媒体で行っており、事務スペースなどの特定の場所でしか記録をすることも読む事もできません。

これにより記録をする、読むのに必要な移動時間も多くなり、さらに業務効率を悪化させているのです。

実際に筆者が介護職として勤務したことのあるいくつかの施設も、紙媒体で記録が行われていました。

忙しい時などは記録用の人員が一人割り当てられるような状態になっており、「記録要員の手が空けば、ご利用者のお世話ができるのに…」などと思っていました。

介護事業におけるこういった効率の悪さを改善し、ご利用者への介護へと手を回せるようにすることが、最初に解決すべき課題でしょう。

介護事業の業務効率化の方法

業務の効率化には前項で挙げたような課題を解決しなければなりませんが、どういった方法で課題をクリアすれば良いのでしょうか。課題ごとに見ていきましょう。

記録に割かれる時間が多い

介護をしていく上では必ず必要になる記録ですが、一言に記録といっても、連絡事項や介護記録には様々なことを細かく記録していかなければなりません。

ご利用者が多ければ多いほどこの作業は大変になり、記録をするだけではなく閲覧する方にも時間を割かれてしまいます。

そこで、この記録作業を簡単にすることで業務効率を上げていきましょう。この課題をクリアするには、IT・ICT(情報処理・通信技術)を導入することがおすすめです。

見回り業務に割かれる時間が多い

入居者の状況を把握しておかなければならない介護職にとって、見回りは重要な仕事ですが、居室内にいるご利用者の確認にはかなりの時間を要してしまいます。

もちろん居室内に、ご利用者側から異常を訴えるブザーなどの連絡手段を設置している施設は多くありますが、それでは、「ご利用者が転倒して起き上がれず、ブザーを押せなかった」というような異常を知ることができません。

この業務に関しても、IT・ICT(情報処理・通信技術)を用いたシステムを居室内に設置すれば、見回り業務の効率化を図る事ができるでしょう。

こういった、今までヒューマンパワーに頼っていた部分や、非効率だったやり方のIT化は明らかに業務効率を上げてくれます。

どの事業所も、業務効率の向上のための設備を導入しているとは思いますが、さらに一歩踏み込んだ社内設備の整備が必要であると言えるでしょう。

IT・ICT(情報処理・通信技術)を用いた介護事業の業務効率化

まずはIT・ICTについて説明をしておきましょう。ITとは(information technology)の略で、主にパソコン等のデバイスで使用するソフトの事を指します。

ICTとは(information and communication technology)の略でITと同義で使用されますが、ITよりもITを使用した通信コミュニケーションを強調した言葉になります。

前項では、介護の業務に記録が欠かせないのであれば簡単にすれば良い、見回りに必要以上に時間がかかってしまうなら、ある程度システム化してしまえば良いという説明をしてきましたが、それにはIT・ICT(情報処理・通信技術)の導入が最適です。

では、実際にIT・ICT(情報処理・通信技術)を導入すると、どういった事ができるのかを見ていきましょう。

IT・ICT(情報処理・通信技術)を用いた記録と情報共有

専用のソフトウェアを用いる事で、記録の簡略化と情報の共有が簡単に行えます。

記録はタブレット端末でできるものもあり、事務スペースへ戻ることなく記録も、情報の閲覧もできるようになるのです。

また、連絡事項などは「一斉メール配信機能」で職員全員がすぐに共有することができ、端末さえあればどこでも確認することができます。

ご利用者の情報の保護という観点から見ても、頻繁に出し入れする介護記録などでは紛失の恐れがない等の理由から、紙媒体よりもセキュリティ性能は高いと言えます。

IT・ICT(情報処理・通信技術)を用いた各機関との連携と見守り

居室内に見守りセンサーなどを設置し、夜間やご利用者が居室内にいる時の体調の変化などを把握しやすくします。

呼吸、心拍数などまでモニタリングし、記録も自動的に行うようなシステムも最近では導入が進んでいます。

居室内でのご利用者に変化があった場合は、すぐにシステムからの通知があり、職員が駆けつけることができるようになります。

また、地域全体で高齢者を見守る「見守りネットワーク」というものもあります。

介護の場合では、ご利用者が夜間徘徊に出てしまって居場所がわからないといった場合に、一斉にいなくなったご利用者の情報を連携機関に発信し、発見されれば連絡が入るといったシステムです。この連携機関にはタクシー会社やバス会社なども含まれ、福祉におけるICTの代表的なシステムです。

このようにIT・ICT(情報処理・通信技術)を導入すると、今まで人が行ってきた部分や繁雑化しやすい業務を簡単にすることができるので、業務効率の向上が見込めます。

まとめ

業務効率の向上への一番の近道はIT・ICT(情報処理・通信技術)を導入するような、一歩踏み込んだ社内整備をすることでしょう。

実際は整備にかかる費用などを考えるとなかなか踏み切れない事業主も多いと思いますが、ご利用者や介護職員のより良い環境のためにも一度検討をしてみてはいかがでしょうか?


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