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ショートステイのパンフレットを作成するには?

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これからショートステイで介護事業に参入する方、あるいは既に介護施設を運営されている方でショートステイ事業を始める時にはパンフレットの作成を検討していると思います。

「パンフレットは集客のために必須かどうか」、「パンフレットの作成はどこに依頼すれば良いか」、「費用や作成期間はどのぐらいかかるか」等のショートステイのパンフレットを作成する事業者の皆さんの不安や疑問にお答えします。

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ショートステイのパンフレットの重要性

販促・集客ツールとして印刷物のパンフレットは必要不可欠

インターネットの時代であるとはいえ、高齢者介護サービスにとって、印刷物による広報・宣伝は不可欠です。

サービス利用者の年齢層は、ネットを利用できない方がほとんどです。また、利用者の介護を日常的に行っているご家族の方がインターネットで検索してアクセスしてくれたとしても、実際に利用者の方と検討してもらうためには、パンフレットの送付が必要です。ショートステイの利用者を獲得するためには、パンフレットは不可欠であるという認識が大切です。

パンフレットで集客チャンネルを広げる

パンフレットを作成すれば、当該ショートステイ施設内での配置はもちろんのこと、病院やホーム、ケアハウスなどの系列施設に配置し、集客機会を広げることができます。また、市町村にある地域包括支援センターで配置・配布してもらうことや、独立系ケアマネージャーに渡して説明し、利用者にアピールしてもらうことも可能になります。

加えて、パンフレットを作成しておけば、「サイトを開設したい」という場合でも、デザインや文章、写真などが利用できるので楽になります。パンフレットを作成すれば、集客チャンネルが広がり、その後の広報・集客ツールへの利用展開も可能になるのです。

ショートステイのパンフレットのデザイン

パンフレットの大きさとページ数

よく使われるパンフレットの大きさには、2種類あります。一般的なパンフレットの大きさは、A4サイズです(チラシなどでもA4サイズが一般的です)。これはいわゆる「冊子」の形になり、4ページ、8ページ、12ページと、ページ数は4の倍数から選ぶのが基本ですが、変則的なものとして巻き3つ折りの6ページがあります。

4ページだと、表紙と裏表紙で2ページ使いますので、あまり情報を掲載できない場合もあります。しかし、あまりページ数が多くても読んでもらえません。ショートステイのパンフレットなら、8~12ページが適切です。
もうひとつよくあるサイズが、A4サイズの3つ折りサイズ(定形封筒に入るもの)です。既存施設のパンフレットに加えてショートステイ事業を案内する場合など、補助的に作成する場合はこのサイズが便利です。

パンフレットの色合いや写真

パンフレットは利用者やその家族に読んでもらうのですから、信頼感、あたたかさ、清潔感が求められます。色合いは暖色系のあたたかい色合いを中心に、上品にまとめるのがいいでしょう。

パンフレットに掲載する写真も大切です。施設を見学するかどうか、重要な判断基準になります。パンフレットに、できるだけ大きく、しかも魅力的に見せることができるように、プロのカメラマンに撮影を依頼しましょう。

パンフレットの文字の大きさ

利用者層を考えて、できるだけ大きな文字を使い、文章は短くします。住所を除き、一番小さな文字でも14ポイントです。

ショートステイのパンフレットの作成方法

作成はプロに依頼する

パンフレットの作成は、なかなか出来るものではありません。ライティングやデザイン、写真、そして印刷まで、プロの手が必要です。

しかし、「これまでパンフレットを作製したことがない」、「どこに依頼すればいいのかわからない」という人もいるでしょう。その場合は、地元のある程度の規模の印刷会社に声をかけてみましょう。ライターやデザイナー、カメラマンを抱えているか、あるいは外注先として紹介してもらえるでしょう。

もし、お気に入りのライターかデザイナー、カメラマンを知っているなら、そういう人に他の職種の人を紹介してもらい、印刷は安いインターネットプリントに発注してもらうようにデザイナーに頼めば、比較的コストを抑えながら質の高いパンフレットを作成することができます。

ショートステイのパンフレットの作成手順

プロに外注するための準備

作成を外注するとしても、最低限依頼者側で行わなければならない準備作業があります。まず、どんなパンフレット(大きさやページ数、デザインのイメージ)を作成するのか、何を掲載するのか(提供するサービスメニューなど)、アピールしたい独自のポイントは何か(認知症への対応など)を社内で十分検討し、外注先との打ち合わせに備えて文書にまとめることです。

ここで一番悩ましいのがデザインのイメージで、外注者とイメージの齟齬が起きないように、競合他社のパンフレットや情報誌など、サンプルを用意するといいでしょう。また、施設の外観などはプロが竣工写真を撮影していることが多いので、提供できる「素材」も準備しておきます。

打ち合わせ、取材対応、デザインなど

準備ができたら、外注先と打ち合わせ、取材対応をします。印刷会社に外注する場合は、営業担当者と打ち合わせします。そうでない場合は、ライターをプロデューサーとして位置づけ、ライターと打ち合わせします。初回の打ち合わせで、今後のスケジュールや予算を決めます。

次にライターの取材、カメラマンの撮影を行います。取材対応はパンフレットの作成責任者が行うのがいいのですが、場合によっては経営者、スタッフなどの取材を依頼し、掲載してもいいでしょう。なお、現在の利用者の利用風景写真を掲載する場合は、利用者に、顔の掲載はいいかどうか、確認しておく必要があります。

ライターの取材、文章の打ち合わせや手直しで1~2週間、写真撮影はそのうち1日、その後デザインにとりかかり、デザインにOKを出し、最終校正まで2週間程度、合計で1ヵ月程度の期間をみておきましょう。

印刷をはじめる

最終校正で「間違いが一切ない」ことを確認してから印刷にとりかかります。印刷を始めたら修正することができません。

印刷会社に発注する場合は、途中で「色校正」という仕上がりに近い形で確認できるステップがありますので、印刷完了まで1週間から10日、オンデマンド印刷なら最短3日ぐらいで仕上がる場合がありますが、納期が短くなるほど費用が高くなりますし、色校正は別途費用、別途期間になります。

ショートステイのパンフレットの作成費用

以下はあくまで目安です。地域、企業、制作者で大きく異なります。

A4サイズ12ページの場合の目安

  1. 地元印刷会社に発注する場合(1,000部)
    印刷費 60,000円程度
    制作費 240,000円程度
    合計  300,000円程度
  2. インターネット印刷の場合(500 部)
    印刷費 30,000円程度
    制作費 240,000円程度
    合計  270,000円程度

A4サイズ8ページの場合の目安

  1. 地元印刷会社に発注する場合(1,000部)
    印刷費 50,000円程度
    制作費 160,000円程度
    合計  210,000円程度
  2. インターネット印刷の場合(500 部)
    印刷費 25,000円程度
    制作費 160,000円程度
    合計  185,000円程度

A4サイズ6ページ(巻き3つ折り)の場合の目安

※対応可能印刷会社に個別にご相談ください。制作費目安は12万円です。

ショートステイのパンフレット作成の注意点

ショートステイの利用希望者あるいはその家族は、「いつもは自宅で介護しているけど、急な用事で家を空けることになった」など、はじめての緊急の利用申し込みも想定されます。そのため、入居するまでの手続きの流れをわかりやすく表現することが必要です。

また、その急な利用がきっかけとなって、気に入ってもらえれば「毎週○曜日に利用したい」というリピーターになってもらえる可能性もあります。ですから、パンフレットで利用イメージが湧き、信頼されるわかりやすいものを作成することが必要です。

さいごに

パンフレットの制作という作業は、一般的なビジネスとは大きく異なるものです。また、ライター、デザイナー、カメラマンの質も様々です。発注者と制作者がしっかりとコミュニケーションをとらないと、良いものがスケジュールどおりにできません。発注者の要望は、制作者にしっかりと伝え、そして伝わったかどうかを確認することが大切です。

はじめての経験ですと戸惑うこともあるでしょう。しかし、「パンフレットの作成というのはどういうものなのか」という最低限の情報を紹介しました。

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