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介護事業における経理のポイント


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今月の売上の確認しようかな。カイポチ!売上の1桁目言って

ワン(1)

ん?じゃあ、2桁目は?

ワン(8)

(簡単に経理できる方法ないかな)

介護報酬の請求など介護事業における経理には、知っていなければならない知識が沢山あります。

この記事では、介護事業における経理の重要性を確認し、事業所の安定した運営につながるよう書かせていただきますのでぜひご一読下さい。

経理

介護事業における経理の重要性

介護事業所の経理については、その法人が分類される会計基準に基づいて会計処理を行います。

さらに、介護報酬の国保連に対する請求や、自己負担分のご利用者もしくはご家族の負担分の請求領収など仕事は沢山あります。

また、その会計の中で詳細に区分経理をする必要があり、厚生労働省の規定には「第38条指定訪問介護事業所は、指定訪問介護事業所ごとに経理の区分をしなければならない」とあります。

これを分かりやすく説明すると

  1. A事業所
  2. B事業所
  3. C事業所
  4. デイサービス

このように4つの事業所を経営している場合、事業所1つ1つで会計を分けて算定しなくてはいけません。さらに、居宅サービスと介護予防サービスの区分も必要になります。

これら会計の区分を行なっていない事業所は、実地指導において運営基準違反として指導となってしまいます。この運営基準を満たすための会計処理方法には4つあります。

  1. 会計単位分割方式
  2. 本支店会計方式
  3. 部門補助科目方式
  4. 区分表方式

これらの中で小規模な事業所が採用する方法は、部門補助科目方式か区分表方式、または、それら両方を併用していることが多いです。

こうした様々な知識が必要とされる介護の経理は、事業所にとってなくてはならない大事な存在です。

介護事業の経理をするにあたって必要な資格

大変な介護事業の経理ですが、それらを行うのに必要な資格があるでしょうか?結論から言うと特別な資格はいりません。

ただし、経理をする上で事業所の経営活動を記録、計算、整理する必要があり、帳簿をつけるため、簿記の資格を持っている方が有利です。

経理の基礎意識を把握しているという点で、簿記3級以上の資格を持っていると良いでしょう。

簿記の資格を持っている人は、介護会計のような特別会計も理解しやすいので、事業所を経営する方が新たに経理の人を雇う場合は、簿記の資格を持っている方を募集すると良いかもしれません。

介護事業の経理に必要な物

それでは、介護事業の経理に必要な物はなにかを書いていきます。

給与台帳

各事業所のみで働く職員の給与明細と給与台帳(個別経費)
複数の事業所で働く職員の給与明細と給与台帳(共通経費)

これら事業所で働く職員の給与明細と給与台帳が、経理の際給与費の科目として振り分けられます。

請求書・領収書

これは事業所ごとの領収書のことで、事業所運営に必要になった経費の領収書です。

原則として領収書が必要となりますが、請求書に基づき銀行振込による支払いをする場合、振込の控えを領収書として使用することが出来ます。

経費の例として

水道光熱費―メーターなどによる測定割合で領収(電気、水道、ガス料金等)
材料費―各事業所の消費金額
消耗品・日用品・広報費―事業所運営の際に必要な各消耗品や日用品、広報の費用
車両費―使用高割合(ガソリン代や車両整備費用など)
修繕費―各事業所の修繕費
支払利息―事業所経営に必要だった借入金の納付書及び元本利息のわかる書類

介護事業特有の売上の経理

ここでは介護事業所の売上の、経理処理の方法を説明していきます。

国保連からの介護報酬

介護事業の介護報酬の入金は2ヵ月遅れとなり、入金の際は返戻も生じます。
(因みにこの返戻とは、ケアレスミスなどにより請求書に不備があった場合に発生し、請求書、明細書が差し戻されてしまうことを言います。)

売上の仕訳はこのようになります。

  • (介護報酬未収金)国保連請求分〇〇
  • (介護報酬収益分)〇〇国保連請求分
  • (介護報酬未収金)ご利用者負担分〇〇
  • (ご利用者負担収益)〇〇ご利用者負担分

さらに介護サービスごとに、これらの仕訳をし、間違いがないかの確認がしやすいように管理し、国保連請求分とご利用者請求分に細かい補助科目を設定して経理をするのがポイントです。

ご利用者からの自己負担分

介護保険サービスのご利用者からの介護報酬自己負担の割合に応じて、利用料をいただきます。

ご利用者からの料金回収は、事務処理が簡略化できるため口座振替を利用するといいでしょう。

ただし、一部未回収になるケースがあります。これはできるだけ早急に、個別の事情を勘案した対応をすることが必要です。

介護用品の販売

ご利用者へ車椅子、スロープ、歩行器、介護用品等のもろもろの物品販売を行った場合、消費税の課税、非課税にも注意しないといけません。

このように介護事業所の売上の経理は行われています。

国保連への請求がある関係上、介護報酬の入金は2ヵ月後になり、返戻もあるということ、ご利用者負担分も事情により回収できず、未収金が発生すること、などがあるというのに注意して経理してください。

介護事業の経費の経理

続いては事業所の経費についての話になります。

介護事業の経費の経理は、業績管理などの目的だけでなく、介護保険の会計の定めに従うためにも必要です。

事業所の事務に必要な事務用品や電気代などは、介護サービスで生じた費用に分けて分類できるのかは不明なので、事業所の共通経費として扱いましょう。

ちなみにこの「共通経費」とは、複数の事業所に対し、直接、個別に関係付けできない経費のことを言います。

社長の給料や総務・経理管理部の人件費などがこれにあたります。

それに対して「個別経費」というものもあり、これは例えば訪問介護の事業所で勤めて、訪問介護のみに携わるヘルパーさんの給料などがあたります。

共通経費の話に戻りますが、この共通経費は、最終的に各部門に振り分けていかなくてはならないので、その際に使う基準が按分基準です。

ちなみに介護事業所の按分基準は

  • 延利用者数割合
  • 建物床面積割合
  • 使用割合

などです。

経費の計算は、会計方法(上記項目介護事業における経理の重要性にて前述)と、按分基準の選択をします(一度選択したら原則継続しての適用が必要となります)。

例えば、延利用者数割合は様式第2居宅サービス介護給付費明細書のサービス実日数を集計して計算します。

共通経費を按分する部門ごとに設定し、按分基準の選択をし経費の計算をしなくてはいけません。

また、経理部門は経費の計算だけではなく、利益増加のため経常的に経費削減についても考えなければなりません。

  • 人件費
  • 水道光熱費
  • 広告宣伝費
  • 車両費
  • 燃料費
  • 通信費
  • 事務消耗費
  • 福利厚生費
  • 修繕費
  • 旅費交通費
  • 賃借料

などの経費をどれだけ削減できるかポイントです。

ちなみにコスト削減には、リーダー職の協力が必要不可欠です。施設長、事業主などが明確に方針を決め、リーダー職を巻き込んで率先して動くことで、全職員の協力を求めなければいけません。

コストの削減を行なっても、事業活動に影響が少ない部分から少しずつ経費削減を行い、事業所の利益につなげましょう。

事業所全体で経費削減ができたら、その浮いたお金で事業所のケアが良くなるよう工夫などすると、事業所の評価上昇につながります。

介護事業に特化した経理ソフトで業務効率化

「難しい介護会計の手助けをしてくれるものはないか」とお探しの方は、経理、会計ソフトを導入するのはどうでしょう。

ひとえに経理、会計ソフトといっても、低コストのものから高コストのものまであります。

ただし、あまり安価なものだとそれなりのものにしかならず、安物買いの銭失いになりかねません。できるだけ低コストで抑えつつ、機能を重視して経理会計ソフトを選択してください。

ここで注意していただきたいのは一般業務用のソフトでなく、介護事業所向けの経理・会計ソフトで経理を行うことです。

介護事業所向けの経理・会計ソフトであれば、按分基準を設定することで、どの介護サービスに発生した経費なのかがわからない共通費を経費按分してくれます。
(共通経費の按分を行う機能がついています)

まとめ

介護事業の経理は介護報酬の請求など、様々な特殊性があります。

それら介護報酬の未収金や、どこの事業所に振り分けるかわかりづらい共通経費なども、介護事業所向けの経理・会計ソフトを賢く使うことで、経理の労力を減らすことができます。

最初の部門の設定などに時間がかかるとは思いますが、そこさえ設定してしまえば次からはスムーズに経理、会計を行うことができます。

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