介護事業所従業員に関するマイナンバーの取り扱い方法

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 Q、従業員などのマイナンバー(個人番号)は、いつまでに取得する必要がありますか?

A
、従業員にマイナンバーが通知されて以降マイナンバーの取得は可能ですが、マイナンバーを記載した法定調書などを行政機関などに提出する時までに取得すればよく、必ずしも平成28年1月のマイナンバーの利用開始に合わせて取得する必要はありません。例えば、給与所得の源泉徴収票であれば、平成28年1月の給与支払いから適用され、中途退職者を除き、平成29年1月末までに提出する源泉徴収票からマイナンバーを記載する必要があります。(20154月回答)

従業員に対するマイナンバーの収集に関しては少し余裕があります。もう一点気になるポイントですが、従業員が拒んだ場合はどうなるのでしょうか。編集部で国税庁に問い合わせたところ、ウェブサイトに詳しく掲載がありました。


Q
、従業員や講演料等の支払先等から個人番号の提供を受けられない場合、どのように対応すればいいですか。

A
、法定調書作成などに際し、個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番号の記載は、法律(国税通則法、所得税法等)で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。なお、法定調書などの記載対象となっている方全てが個人番号をお持ちとは限らず、そのような場合は個人番号を記載することはできませんので、個人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません。(https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/FAQ/houteichosho_qa.htm#a13

国税庁の担当者に事業主の罰則に関しても聞きましたが、いまのところ罰則はありません。提出に関するところは、心配しなくて大丈夫でしょう。提出が必要な旨を従業員や外部スタッフに説明をして、情報をしっかりと保管すれば問題ありません。従業員から提出がなかった場合でも、そのやりとりを記録として残して税務署から説明を求められた時に提出できるようにしておけば罰則などはありません。


情報漏洩に関する点ですが、事業所の規模によって社内での運用方法が変わってくるでしょう。政府が進めている運用のポイントは下記の5点です。特に小さい事業所ではファイアーウォールなどを導入していないため、パソコンがウイルスに感染して、漏洩してしまうケースが想定されます。ウイルスソフトをしっかりインストールして、マイナンバーの記載されたファイルはハードディスクに残さず、ディスクやパスワード付きのUSBメモリに保存するなどして対応を強化しましょう。


【従業員に関するマイナンバー取り扱い方法ポイント】

1、マイナンバーを扱う担当者を決めましょう。
2、マイナンバーを従業員から取得する際は、利用目的を伝え、番号の確認と身元の確認をしましょう。
3、マイナンバーが記載された書類は、カギがかかる棚や引き出しに保管しましょう。
4、ウィルス対策ソフトを最新版にするなど、セキュリティ対策を行いましょう。
5、退職や契約終了で従業員のマイナンバーが必要なくなったら、確実に廃棄しましょう。

執筆:ヘルスバンク株式会社 石塚集
監修(後半記事):弁護士 外岡潤

 
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