書類の保管期間

投稿日:2016年6月26日 更新日:

summerさん

利用者の台帳やケース記録等の書類関係って、それぞれ保存期間が決められていましたよね。しかし、具体的な書類について、ひとつひとつ書かれていないので、廃棄していいかどうか迷うことがあります。
例えば、行事計画書、面会簿、外出・外泊届け、入所申込み用紙(キャンセル分や取り下げ分)、排泄チェック表、水分摂取表等・・・。

ここに書いているものは、施設的には、2~3年保存すれば十分だろうと思いますが、正式に規定はあるのでしょうか?

2016/6/26 10:41:08

コメント

カイジさん

運営基準では!

運営基準では特養も入居者に関する記録やスタッフ・設備に関する書類は2年間保存となっています。これは、在宅サービスも同様ですね。
でも、保険者によって保存期間を決めているとこもあるので直接確認することをお勧めします。
これは、事業所を廃止しても有効な規定なので注意が必要です。
ちなみに、以前いた保険者では5年間保存を指導していました。事業所を廃止しても指導監査ができるようにとのことでした。
2016/6/26 21:28
summerさん

Aventadorさん へ

コメントありがとうございます。
こちらの施設は県内で二番目に古く来年、50周年を迎えます。いままでの職員が山ほどあるのですが、施設のスペースを圧迫して困っている状態です。

あまり50年前の書類なんて、虫が喰っていたりカビているものもあります。

そのような書類でも保存する必要性があるのかと疑問です・・。

2016/6/28 10:04
sora3cureさん

基本的に5年間保管しています

全部の書類を、すぐ出せるところに5年間保管しています。利用者様の書類で5年以上前のものは倉庫に移しています。書類の年度と50音を書いた段ボールがたくさんありますよ。5年以上たった行事記録や会議録、亡くなられた利用者様の書類は破棄しています。
2016/6/29 15:15
TDA4Wさん

昨日、実地指導がありあました。

昨日、実地指導がありました。その際の指導によると、終結から2年間保存という話がありました。私の施設は保管する場所がないので、終結したものはスキャンしてデータ化して保存してもいいのかな・・・と考えています。
2016/7/12 20:23
summerさん

mini5111さんへ

コメントありがとうございます。

こちらでも破棄する場合は業者に頼むことがあります。シュレッダーも思いついたときにしていますが、かなり労力をつかいますね。

個人情報を管理しているので大切なことです。

外出・外泊届け等は特に長期の保存の必要性を感じませんでした。そちらはやはり2年なんですね。参考になりました。いつもありがとうございます。
2016/7/13 3:33
summerさん

sora3cureさんへ

コメントありがとうございます。

ダンボールで管理しているのですね。こちらは書庫でスチール棚に並べていますが、書類が多すぎて、スペースが追いつきません。

以前、ダンボールで保存していたら、虫が喰ったり、カビが生えたりして大変な思いをしました。保存の環境が悪かったのでしょうね。

参考になりました。また、何かありましたら教えて下さい。
2016/7/13 3:36
summerさん

TDA4Wさんへ

コメントありがとうございます。

そうなんですよね!場所の問題もあります。正直、本当に重要な書類ってわかるので、それだけ管理していたらいいとも思いますが、そうはいかないのでしょうね・・。

スキャンすることは考えつかなかったです。でも、こちらでは器械がひとつしかないので、労力の時間的に難しいです。

参考になりました。また、なにかあれば教えて下さい。
2016/7/13 3:41

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